Organisasi Koleksi

     Kegiatan organisasi koleksi atau yang biasa disebut juga sebagai kegiatan klasifikasi adalah kegiatan pengelompokan bahan pustaka berdasarkan tingkat persamaan dan memilahnya berdasarkan tingkat perbedaan. Perpustakaan dalam mengorganisasikan koleksinya dapat menerapkan dua kategori klasifikasi, yaitu :

  1. Klasifikasi fundamental, yaitu pengelompokan bahan pustaka berdasarkan isi (subjek) dokumen.
  2. Klasifikasi artificial berdasar pada sifat-sifat dokumen tersebut, seperti warna kulit buku, tinggi buku dan sebagainya.

     Kegiatan pengorganisasian koleksi atau kegiatan klasifikasi untuk memberikan kemudahan bagi pengguna (pemustaka) dalam temu kembali informasi (information retrieval), selain itu koleksi bahan pustaka yang terorganisir dengan sistem klasifikasi tertentu dapat memberikan kemudahan dalam melakukan penyimpanan dokumen ke dalam rak, karena buku-buku yang memiliki kemiripan subyek terletak berdekatan sehingga memudahkan penelusuran.

    Kegiatan katalogisasi di perpustakan dibagi menjadi dua yaitu katalogisasi subyek dan katalogisasi deskriptif. Kegiatan katalogisasi subyek merupakan klasifikasi fundamental dimana koleksi dianalisis dan kemudian dikelompokkan berdasarkan isinya, sedangkan katalogisasi deskriptif adalah kegiatan mendeskripsikan ciri fisik dokumen yang merupakan wakil dokumen terhadap semua koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan. Wakil dokumen tersebut berupa katalog perpustakaan, yang akan menjadi sarana temu balik terhadap semua dokumen yang dimiliki. Fungsi katalog yaitu,

  1. Sebagai sarana untuk menampilkan (query) seluruh koleksi yang terdapat di perpustakaan.
  2. Sebagai alat penelusur dalam memperoleh informasi.
  3. Sebagai wakil semua koleksi yang dimiliki perpustakaan.

PROSEDUR PENGORGANISASIAN KOLEKSI

     Secara umum kegiatan pengorganisasian koleksi yang dilakukan di Pusat Perpustakaan maupun di Perpustakaan-Perpustakaan Fakultas UIN Jakarta mengacu pada standar Dewey Decimal Classification (DDC), yaitu system persepuluhan yang dibagi berdasarkan disiplin ilmu. DDC ini digunakan sebagai pedoman pembuatan notasi atau nomor kelas untuk subyek-subyek umum. Secara garis besar pembagian disiplin ilmu berdasarkan Dewey Decimal Classification pada First Summary (ringkasan pertama) adalah sebagai berikut :

000 Karya umum
100 Ilmu filsafat dan Psikologi
200 Agama-agama
300 Ilmu-ilmu Sosial
400 bahasa
500 Ilmu-ilmu Murni (eksakta)
600 Ilmu-ilmu terapan
700 Kesenian dan Olahraga
800 Kesusateraan
900 Geografi dan sejarah

Kemudian setiap ringkasan pertama dibagi menjadi 10 bagian yang disebut divisi atau Ringkasan Kedua (Second Summary). Misalkan kelas utama teknologi (600) terdiri dari divisi-divisi sebagai berikut:

600 Teknologi
610 Ilmu Kedokteran
620 Ilmu Teknik
630 Ilmu Pertanian
640 Kesejahteraan Rumah Tangga
650 Tatalaksana
660 Industri dan Teknologi Kimia
670 Pengolahan Bahan Industri dalam Pabrik
680 Industri-industri lain
690 Bangunan

Kemudian setiap divisi ini dibagi lagi menjadi 10 bagian yang disebut seksi atau Ringkasan Ketiga (Third Summmary). Misal bidang ilmu Kedokteran, setiap seksinya dapat dibagi sebagai berikut:

610 Ilmu Kedokteran
611 Anatomi Manusia
612 Fisiologi Manusia
613 Ilmu Kesehatan Umum
614 Kesehatan Masyarakat
615 Farmakologi dan ilmu-ilmu obat-obatan
616 Penyakit
617 Ilmu Bedah
618 Cabang ilmu kedokteran yang lain
619 Ilmu kedokteran hewan

Setiap seksi atau Ringkasan Ketiga, diperinci lagi menjadi sub seksi. Lihatlah table di bawah ini :

530 Fisika (Ilmu Alam)
530.1 Teori fisika: relativitas, quantum elektromagnetik, fisika matematika
530.7 Instrumentasi
531 Mekanika zat padat
532 Mekanika zat cair
533 Mekanika gas
534 Bunyi dan getaran-getaran lainnya
535 Cahaya (optic), lensa, sinar infra merah, ultra ungu
535.5 Sinar laser
535.6 Warna
536 Panas: teori, transmisi, pengaruh panas, temperature, kalorimetri
537 Listrik dan elektronika
537.2 Elektrostatika
537.5 Elektronika
538 Magnit
539 Fisika modern
  Fisika molekuler, atom dan nuklir

     Sistem klasifikasi standar yang mengacu kepada sistem persepuluhan Dewey Decimal Classification digunakan oleh seluruh perpustakaan di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta baik Pusat Perpustakaan maupun Perpustakaan Fakultas. Sedangkan bahan pustaka dengan subjek keIslaman, penentuan notasi atau nomor kelas didasarkan atas Sistem klasifikasi dan Tajuk Subyek Islam : Adaptasi dan Perluasan DDC seksi Islam yang diterbitkan oleh Kementerian Agama. Bagan ini pada dasarnya merupakan pengembangan Dewey Decimal Classification (DDC) seksi Islam (kelas 297), kemudian dikembangkan menjadi kelas 2X0. Contoh klasifikasi buku kajian Islam tersebut adalah sebagai berikut :

2 X 0 Islam Umum
2 X 1 Al-Qur’an dan ilmu yang berkaitan
2 X 2 Hadis dan Ilmu yang berkaitan
2 X 3 Aqidah dan Ilmu Kalam
2 X 4 Fiqih
2 X 5 Akhlak dan Tasawuf       
2 X 6 Sosial dan Budaya
2 X 7 Filsafat dan perkembangan
2 X 8 Aliran dan Sekte
2 X 9 Sejarah Islam dan Biografi

     Disamping kegiatan katalogisasi subjek yang akan menghasilkan notasi atau nomor panggil sebagaimana yang telah disebutkan diatas, maka diperlukan juga  kegiatan katalogisasi deskriptif atau pembuatan deskripsi bibliografi yang mencatat ciri fisik dokumen yang berguna sebagai wakil dokumen yang dimiliki oleh masing-masing Perpustakaan. Kegiatan deskripsi bibliografi ini didasarkan kepada suatu standar yaitu AACR (Anglo-American Cataloging Rules) yang diadaptasikan dengan Peraturan Katalogisasi Indonesia, kecuali untuk penentuan tajuk nama pengarang. Penentuan Tajuk nama pengarang didasarkan atas nama sebenarnya. Sedangkan teknik penyusunan dan penempatan koleksi dirak didasarkan pada metode yang beragam. Pada umumnya koleksi disusun berdasarkan susunan berkelas (classified order), tetapi ada juga Perpustakaan Fakultas yang menyusun koleksinya berdasarkan program studi yang ada di Fakultas sebagai koleksi inti (core collection). Koleksi lainnya dikelompokkan sebagai koleksi umum atau koleksi pendukung. Disamping teknik diatas, ada juga perpustakaan Fakultas yang menyusun dokumennya di rak dengan memberikan ciri khas jenis koleksi yaitu selain dari pemberian call number (nomor panggil) ditambahkan satu penciri lain berupa warna untuk membedakan antara satu subyek dengan subyek yang lain. Penambahan ciri khas ini dimaksudkan untuk lebih mengenali koleksi dan untuk lebih memudahkan didalam penempatan koleksi. Contoh ciri khas tersebut adalah sebagai berikut :

  1. Warna Kuning untuk koleksi program studi Pemikiran Politik
  2. Warna Ungu untuk koleksi program studi Aqidah – Filsafat
  3. Warna Biru Tua untuk koleksi program studi Perbandingan Agama
  4. Warna Biru Muda untuk koleksi program studi Sosiologi Agama
  5. Warna Hijau untuk koleksi program studi Tafsir – Hadits
  6. Warna putih untuk koleksi umum atau pendukung

     Sedangkan penempatan dokumen dengan sistem berkelas (classified order) dapat terlihat pada gambar dibawah ini. Pada punggung buku terlihat nomor panggil buku yang dapat menjadi kode telusur bagi pengguna didalam menemukan subyek yang ingin dia cari.

(sumber : buku pedoman panduan perpustakaan)